Objetivo
- Talleres de capacitación: Transferir conocimiento sobre el funcionamiento, aplicación, mantenimiento y beneficios que brinda la Infraestructura Verde (IV) en el ámbito urbano.
- Talleres de intercambio: Compartir experiencias entre distintos actores locales con relación a la infraestructura verde, para así fomentar la reflexión, el aprendizaje y la adopción de IV incluyendo los obstáculos o dificultades que puedan haber limitado la adopción de IV en áreas urbanas (y las formas de superarlas).
Descripción
Los talleres se refieren a una cierta metodología de enseñanza que permite el intercambio de conocimiento y experiencias de una manera teórica y práctica. Por lo tanto, los talleres de capacitación de IV son una herramienta para que los participantes logren apropiarse de los aprendizajes, como fruto de las reflexiones y discusiones, que se dan alrededor de los beneficios y obstáculos de IV. El trabajo intensivo y colaborativo durante un taller puede resultar en una buena base de trabajo en conjunto y contribuir a formar alianzas estratégicas.
Pasos
1. Definición de objetivos
Definir objetivos claros y realistas del taller que justifiquen fortalecer el conocimiento y el intercambio de experiencias.
Visión Urbana del Agua realizó un taller de IV con los siguientes objetivos:
- Transferir conocimiento sobre los beneficios, funcionamiento y mantenimiento de IV.
- Promover la participación de expertos para alimentar el aprendizaje en el intercambio de experiencias de IV a nivel municipal.
- Capturar conocimiento sobre obstáculos y dificultades en la implementación de IV a nivel urbano.
2. Participantes a convocar
Identificar participantes potenciales de acuerdo con el objetivo del taller. La homogeneidad de participantes facilita puntos de vista similares, mientras que la heterogeneidad enriquece el intercambio de conocimiento y experiencias entre el grupo de actores.
Visión Urbana del Agua definió la heterogeneidad del grupo de los participantes con respecto a los siguientes criterios:
- El cargo pertinente de la persona (autoridad pública o académica) con capacidad de toma de decisiones y de influencia dentro de la institución, así como el nivel de mando.
- La experiencia y conocimiento previo del participante sobre IV (ya sea por investigación académica o por la implementación de IV en su cantón).
3. Presupuesto
Definir el presupuesto del taller para la delimitación de su duración y del número de participantes.
El número apropiado de participantes depende de la dinámica, duración y la relación costo-beneficio que se aplicará en el taller. Ver tabla de ejemplo. Para un taller participativo, el tamaño ideal oscila entre 10 y 20 personas. Talleres con un grupo mayor de participantes corren el riesgo de reducir el tiempo disponible para la participación activa y el intercambio de conocimiento. Aquí es muy importante incluir y organizar eventos de integración social (almuerzos, cenas juntos, excursiones) los cuales deben ser considerados en la planificación del presupuesto, ya que dichas actividades permitirán un mayor reforzamiento de encuentros sociales para el intercambio de conocimiento.
| Rubro | Número de personas | Número de días | Presupuesto por persona | Presupuesto total |
| Alojamiento | ||||
| Alimentación | ||||
| Transporte (aéreos, terrestre, de excursión, etc.) | ||||
| Materiales y fotocopias (marcadores, tarjetas, libretas, lapiceros, etc.) | ||||
| Regalos o premios | ||||
| Alquiler del salón | ||||
| Otros servicios (como conexión a internet, traducción, etc.). | ||||
| Improvistos | ||||
| Total gastos |
Visión Urbana del Agua: Con base a dicho presupuesto, Visión Urbana del Agua delimitó un número máximo de 12 participantes para un taller de 1 semana, entre los cuales:
- 7 participantes con perfil académico ( 5 integrantes del grupo de SUW, 1 estudiante de maestría de ingeniería ambiental y el Director del Centro de Investigaciones y Estudios en Desarrollo Sostenible de la Universidad de Costa Rica (CIEDES-UCR).
- 5 participantes con perfil institucional y municipal (Director de desarrollo urbano, coordinador de la unidad de obras, jefe de protección del medio ambiente, Viceministerio de Agua y Mares del Ministerio de Ambiente y Energía, y el director del Instituto de Urbanismo y Vivienda).
Opciones para reducir presupuesto: En caso de contar con un presupuesto limitado se puede tener en cuenta la posibilidad de realizar dicho taller de manera virtual, lo cual ahorraría gastos de alojamiento, viaje y estadía de los participantes. En este caso se mantienen los costos del grupo organizador, los cuales pueden ser:
- Costos para la plataforma del taller ( uso de plataforma virtual: Zoom, Cisco Webex Meetings, Microsoft Teams, etc.).
- Costos para la preparación del taller ( uso de plataforma virtual para cuestionarios más avanzados: Survey Monkey, LimeSurvey, etc.).
- Salario de los organizadores.
- Logística de los organizadores.
4. Construcción de contenido y agenda
Informar a los participantes para definir el conocimiento que se desea transmitir y sus aportes concretos. Es fundamental definir el contenido del taller de tal forma que motive y satisfaga las necesidades de los participantes.
Visión Urbana del Agua desarrolló los siguientes pasos para definir el contenido del taller y el conocimiento a transmitir:
- Informar a los participantes seleccionados sobre el objetivo del taller y posibles formas de colaboración. Cada participante obtuvo un espacio para una presentación propia sobre un tema de su elección. Por ejemplo: diseño técnico y no técnico de IV, instrumentos políticos, económicos de IV, etc.
- Organizar una agenda con base en los temas propuestos (temas similares en el mismo día).
- Compartir la agenda con los participantes.
5. Convocatoria
Coordinar la fecha del taller con los participantes y enviar las cartas de invitación a los participantes.
Visión Urbana del Agua envió cartas formales con las fechas, lugar, y objetivo del taller a los participantes que estaban fuera del país. Dichas cartas le facilitaron la entrada al país (Alemania).
6. Logística del taller
Organizar la logística y monitorear el presupuesto.
Visión Urbana del Agua organizó las siguientes actividades antes de la llegada de los participantes.
- Reservación de hotel, restaurantes, salón de actividades, y boletos aéreos.
- Impresión de materiales para el evento.
- Asignación de responsables para la recepción de los participantes en el aeropuerto, hotel, y otras actividades.
7. Gestión de información
Contacto previo al taller con los participantes
Es conveniente comunicarse con los participantes más o menos dos semanas antes del taller, para informarles sobre cuestiones de logística, programa y cualquier cambio inesperado
Visión Urbana del Agua se comunicó con los participantes para informarles sobre todos los procedimientos de llegada y su recepción. Aquí también se procedió a la creación de un grupo en una plataforma digital para su continua comunicación, ya sea preguntas dudas, o sugerencias, y otra información que lo amerite como ropa adecuada para el clima del lugar del taller.
Resultados
- Capacitación de actores claves en temas relevantes para mejorar el impacto del proyecto y la apropiación de actores locales del mismo.
- Intercambio de conocimiento y experiencias con IV.
- Recolección de información relacionada a buenas prácticas y las barreras de IV en el área urbana.
- Establecer contactos personales y preparar alianzas estratégicas con compromisos mutuos para asegurar la sostenibilidad del proyecto en el tiempo.
Reglas
- Verificar si el grupo de participantes seleccionados es conveniente para el logro de los objetivos del taller. Tener cuidado con enfocarlo solo a la academia o instituciones públicas; en otras etapas, podría requerir de empresas privadas o políticos, por ejemplo.
- Incluir a los participantes durante el proceso de organización solicitando colaboración como presentadores capaces de transmitir información.
- Verificar que todos los participantes sean informados oportunamente sobre la organización del taller.
- La organización del taller es más fácil si se cuenta con un plan detallado de las tareas, presupuesto e información que se desea transmitir.
Alcances y desafíos
- Aún teniendo un plan detallado del taller, hay que contar con imprevistos y cambios. Es posible que un participante no pueda asistir dicho día, o que la hora de comienzo del taller se deba cambiar, o que las herramientas audiovisuales para la presentación no funcionen. Para ello es importante contar con un plan B y tener flexibilidad para cualquier ajuste necesario.
- Con un presupuesto suficiente se puede realizar el taller en lugares especiales incluyendo distintas actividades sociales e invitar a los participantes sin cargo monetario. Esto aumenta la motivación de participar y el compromiso.
- Cada caso es diferente. Hay casos en los que se puede calcular el presupuesto necesario según los objetivos planteados, y a veces el presupuesto existente hace necesario ajustar aspectos de la organización (duración y cantidad de participantes). Pero en todo caso, se debe asegurar el cumplimiento de los objetivos del taller.