Organizar eventos sociales en el área de planificación o implementación

Objetivo

• Contactar e informar a actores que son difíciles de alcanzar por vías formales.

• Fomentar la apropiación de los actores locales, y con ello el impacto y permanencia de las soluciones de infraestructura verde.

• Organizar eventos con diferentes fines:
  1. Eventos sociales que fomenten la participación ciudadana en la planificación, el diseño y la implementación de infraestructura verde.
  2. Eventos que permitan comprender cómo los residentes valoran las infraestructura verde y sus posibles barreras.
  3. Eventos que permitan crear un espacio para transferir conocimiento sobre los beneficios y barreras de la infraestructura verde.

Descripción

Los eventos sociales permiten la interacción con actores relevantes, donde los organizadores, que conocen los beneficios y desafíos de infraestructuras verde, comparten su conocimiento a los ciudadanos, y de la misma manera, los ciudadanos transmiten su conocimiento, intereses, preocupaciones y dudas relacionadas a dichas infraestructuras. Actividades como estas son de suma importancia para promover la innovación y soluciones nuevas que se adapten a las necesidades e intereses de los ciudadanos.

Pasos

1. Definición de objetivos y grupo meta

Definir objetivos claros y realistas para el intercambio de conocimiento tomando en cuenta el grupo meta para el evento. Para esto es necesario primero hacer un mapeo de actores (ver guía “Mapeo de actores”) donde se especifique qué información se desea obtener y transmitir.

 Visión Urbana del Agua: realizó dos eventos sociales con distintos objetivos:

Actividades recreativas en el parque: dichas actividades tienen como objetivo observar cómo los ciudadanos (padres de familia, menores de edad, trabajadores, adultos de edad avanzada, miembros de organizaciones locales como la Asociación de Desarrollo Integral del barrio (ADI), miembros de la Iglesia, etc.) hacen uso del espacio verde y público, entrar en interacción con ellos, informarles sobre nuestro proyecto y tipos de infraestructura verde, identificar residentes con interés en la implementación de infraestructura verde y recoger datos de contactos.
Exhibición de pósteres relacionados a los beneficios de infraestructura verde: dicha actividad tiene como objetivo informar a los residentes sobre las construcciones de prototipos de infraestructura verde, explicar su funcionamiento y demostrar el apoyo por la municipalidad. Aquí es clave mantener un lenguaje adecuado al grupo meta. Si son padres de familia es muy probable que estén más interesados en los beneficios y gastos de mantenimiento de las infraestructura verde y no tanto en la parte técnica.

 

Ejemplo de otros eventos sociales realizados en Costa Rica por la Sociedad Alemana de Cooperación Internacional (GIZ):
a) Planificación estratégica en Corredores Biológicos, Costa Rica: Métodos participativos (ej. mapa parlante, semáforo) y dinámicas grupales fomentan la apropiación de actores locales, y fortalecen los vínculos de colaboración. Ver enlace de este proyecto.
b)   Urbanismo táctico vial en Desamparados, Belén y San José: distintas actividades participativas para un acercamiento y sensibilización de las personas al proyecto. Se realizaron actividades de diferentes estados u opciones de movilidad, logrando desarrollar un mapeo de todos los elementos encontrados (semáforos, espacios verdes, etc. ). Ver enlace de este proyecto.

2. Programación de eventos

Identificar el día y la hora más apropiada para el evento. Ésto depende del grupo meta para la actividad social. Si dicho grupo meta abarca personas con jornadas laborales tradicionales, es adecuado considerar los sábados para el desarrollo de estas actividades. Si es para la población adulta mayor o niñez la actividad puede ser en la mañanas de Lunes a Sábado.

 Visión Urbana del Agua: El evento se debe realizar en un día donde la mayor parte de los ciudadanos puedan atender. Por lo general los sábados en la tarde son días propicios para los ciudadanos ya que en su tiempo libre pueden acceder a los eventos sociales.

3. Definición del sitio

Identificar los lugares más apropiados con espacio suficiente para los y las participantes y que a su vez estén relacionados al área prevista para la promoción e implementación de infraestructura verde. Dicho lugar debe de ser de fácil acceso, centralizado, y preferiblemente contar con espacios verdes.

 Visión Urbana del Agua identificó los parques en el vecindario donde se planificaba la implementación de prototipos de infraestructura verde que contaban con:
● Espacio verde para uso recreativo y para la exposición de pósteres y actividades de dibujo.
● Actividades recreativas columpios, sube y baja, resbaladilla, etc.
● Localización céntrica con fácil acceso y gran visibilidad.

4. Presupuesto

5. Permisos

Obtener permisos necesarios para la ejecución del evento.  Si el evento es hecho en un lugar público, la municipalidad deberá dar su visto bueno en relación al lugar, fecha y horario.

Obtener los permisos de la municipalidad para la realización del evento en área pública.

 Visión Urbana del Agua se reunió con la municipalidad para obtener el permiso para dicho evento en relación al lugar y la fecha. Aquí es importante mencionar, que muchas veces el lugar seleccionado puede variar si así la municipalidad lo considera. Por eso es importante ser flexibles en caso de que el evento deba realizarse en otro lugar y en otras horas. También es importante invitar a miembros de la municipalidad al evento para que así las autoridades públicas puedan recoger información sobre los intereses y necesidades de sus residentes.

6. Convocatoria

Invitar a los ciudadanos y cooperantes del proyecto para el evento social.

Emplear formas atractivas que motiven y llamen la atención de los ciudadanos para que consideren asistir al evento social.

 Visión Urbana del Agua desarrolló los siguientes pasos para invitar a los ciudadanos:

1. Impresión de volantes llamativos.

2. Invitación casa por casa del evento donde un organizador del evento podría contestar cualquier duda o pregunta.

3. Invitación personal a miembros de pequeños comercios como panaderías y comiderias para que ellos pudiesen vender sus productos en dicha actividad.

7. Ejecución del evento

Durante la ejecución del evento es importante que los organizadores lleguen unas horas antes del evento para instalar y organizar cualquier material necesario para las actividades. Por ejemplo: colgar pósteres, instalar sillas, mesas, música, inflables, etc.

Una vez que se dé inicio al evento, los organizadores deben informar a los participantes sobre los objetivos, contenido y programa del evento. Aquí es importante también mencionar cómo los participantes serán avisados de los resultados al finalizar el evento. Es decir, mencionar la forma y tiempo de cómo ellos podrán acceder a los resultados de su participación. Esta etapa inicial es clave para conocerse mutuamente y fomentar la confianza entre los participantes y organizadores. Durante la ejecución del evento se debe documentar toda información de los participantes. Ésto puede ser por medio de grabaciones, fotos, apuntes, etc.  Aquí también se deben hacer apuntes sobre las lecciones aprendidas durante el evento para así aplicarlas en futuros eventos.

8. Comunicación de seguimiento y continuidad

Después de la ejecución del evento es importante determinar formas de comunicar a quienes participaron, los resultados del evento y qué se hará con ellos. (Se debería establecer la cantidad y medios de comunicación en el proceso a seguir: pueden ser a través de boletines informativos impresos o digitales, páginas web y plataformas, redes sociales, grupos whatsApp, reuniones de seguimiento, llamadas de teléfono a líderes comunales, etc.)

Resultados

• Informar a los ciudadanos sobre las actividades de promoción e implementación de infraestructura verde.
• Fomentar la interacción y participación ciudadana en la planificación, el diseño y la implementación de infraestructura verde.
• Recolectar información sobre las percepciones y el interés de los residentes hacia las infraestructura verde. Dichas percepciones están relacionadas a posibles beneficios y desafíos.
• Transferencia de conocimiento por parte de los expertos en el tema a los ciudadanos que atienden a los eventos y vice versa.

Reglas

• Realizar primero un mapeo de actores relevantes (grupo meta) para las actividades sociales. Aquí es importante que cada actor (dentro de este grupo) pueda ser informado e invitado y por tanto, tenga la misma oportunidad de participar. Se deben considerar aspectos de género, edad, condiciones físicas, etc. Si se invita a todos los ciudadanos, aunque no formen parte de los beneficiarios o actores relevantes, se aumenta el costo del evento y podría no generar los resultados deseados.
• Es importante hacer que el evento sea lo más llamativo posible.
•  Contar con actividades recreativas que inviten a la población meta a asistir al evento.
•  La organización del evento social es más fácil si se cuenta con un plan detallado de las tareas, presupuesto e información que se desea transmitir. Para eso es importante informar a todos los participantes y contar con los permisos necesarios de la municipalidad.
•  El lenguaje y forma son claves para transmitir la información de los expertos.
• Ser flexible en la organización de eventos. A veces se necesita de un poco de creatividad e ingenio para determinar formas novedosas y motivantes.
• En algunos casos se requerirá hacer más de un evento y en distintos formatos, fechas, horarios y lugares para permitir la participación a todos los grupos meta.
• Después de la ejecución del evento es importante comunicar los resultados obtenidos a los participantes del evento social, para evitar desconfianza que puedan tener los actores si no se les informa del resultado.

Alcances y desafíos

• Aún teniendo un plan detallado del evento social, hay que contar con imprevistos y cambios.  Es posible que la municipalidad no considere adecuado el lugar y fecha del evento. Por lo tanto, es importante contar con diferentes opciones en cuanto a sitio y horario y así poder llegar a un acuerdo con la municipalidad.
• Realizar eventos sociales en zonas de tránsito vehicular requiere permiso por las autoridades públicas y posiblemente apoyo por la policía (regulación de tráfico vehicular).
• Un gran desafío es la invitación a las personas al evento. Posiblemente la población escuche por primera vez sobre una actividad de esta índole, lo cual los hace escépticos y reservados ante una participación.
• Aún teniendo una actividad de entretenimiento como un inflable o música, es importante también canalizar el interés de los participantes hacia el tema principal del evento: la conceptualización e implementación de una solución de infraestructura verde. De lo contrario, el objetivo del evento no se cumpliría.

Referencias e Información adicional

• Urbanismo táctico para la pacificación vial. Estas actividades fueron lideradas por el proyecto Mi Transporte financiado por el Ministerio Federal de Medio Ambiente, Protección de la Naturaleza y Seguridad Nuclear (BMU) de Alemania en el marco de la Iniciativa Internacional de Protección del Clima (IKI) (Ver enlace)

• Proyecto Corredores Biológicos: Implementación del Programa Nacional de Corredores Biológicos (PNCB) en el marco de la Estrategia Nacional de Biodiversidad de Costa Rica. (Ver enlace)